Toplantı Tutanaklarını Yazmanın, Transkribe Etmenin ve Kaydetmenin En İyi 3 Yolu

Etkili iletişim, özellikle günümüzde bilginin her zamankinden daha hızlı aktığı başarılı bir toplantının anahtarıdır. Toplantı tutanakları tutmak, hiçbir ayrıntının veya kararın kaçırılmamasını sağlayan temel bir beceridir. Tartışmaları, eylem noktalarını ve kararları belgelendirerek toplantı tutanakları iletişim boşluklarını kapatır. Ayrıca, gelecekteki eylemler için güvenilir bir referans sağlar. Bu yazıda, size ideal yolları göstereceğiz toplantı tutanaklarını kaydedinBu sayede ekibinizle birlikte uzaktan çalışmanın ve online toplantıların esnekliğinden tam anlamıyla yararlanabilirsiniz.

Bölüm 1. Toplantı Tutanakları Yazın

Toplantı Tutanakları terimi zamanla ilgili görünebilir, ancak aslında kısa ve ayrıntılı notlara atıfta bulunur. Basitçe söylemek gerekirse, bir kalem ve kağıt kullanarak bir toplantının ayrıntılarını ve sonuçlarını belgeleme sürecidir. Herkesin aynı sayfada kalmasını ve hiçbir şeyin karışıklıkta kaybolmamasını amaçlar. Toplantı tutanakları, toplantı sırasında olanların resmi bir kaydı olarak hizmet eder ve çeşitli ayrıntılar içerir. Bunlardan bazıları tarih, saat, yer, katılımcılar, gündem, tartışmalar, kararlar ve atanan eylemlerdir. Toplantı sırasında, konuşulan her kelimeden ziyade, önemli noktaları ve kararları not ederek tartışmaları nesnel olarak belgelemeye odaklanın.

Bölüm 2. Bir Uygulama Kullanın

Evernote not alma ve görev yönetimidir toplantı kaydedici uygulaması toplantı tutanakları da dahil olmak üzere dijital notlar oluşturmak için kullanılır. Üst üste bindirilmiş ses, görüntü ve kaydedilmiş web içeriğiyle notlar oluşturmak ve arşivlemek için oluşturulmuştur. Özellikle, notlar sanal not defterlerinde saklanır ve açıklama eklenebilir, düzenlenebilir, dışa aktarılabilir, aranabilir ve etiketlenebilir.

Evernote kullanarak bir toplantının tutanaklarını nasıl kaydedeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Evernote uygulamasında, öğesine dokunun + Yeni Not yeni toplantı tutanakları oluşturmak için. Boş tuvalin Başlık bölümüne, Toplantı Tutanakları gibi açıklayıcı bir başlık yazın. Bu, toplantı notlarınızı kolayca bulmanıza yardımcı olacaktır.

2. Aşağıdaki alana toplantı tutanaklarınızı yazmaya başlayın. Tarih, saat, yer ve katılımcılar (katılmayanlar dahil) gibi temel bilgileri ekleyerek başlayın. Ardından gündemi veya tartışılacak temel noktaları ana hatlarıyla belirtin.

3. Toplantı sırasında sözlü tartışmaları kaydetmek için ses kaydı özelliğini açın. Araç çubuğundaki + öğesine dokunun ve ses Mevcut seçimden özelliği seçin. Bu, doğrudan notun içinde bir sesli not oluşturmanıza ve kolay oynatma için yerleştirmenize olanak tanır.

not: Toplantı görsel içerik içeriyorsa, fotoğraf çekmek veya yüklemek için Kamera düğmesine dokunun.

4. Toplantınız tamamlandığında notu belirli bir not defterine kaydedin. İsteğe bağlı olarak, üç noktalı düğmeye dokunun ve Notu Paylaş Toplantı tutanaklarını doğrudan katılımcılara e-posta yoluyla gönderme veya bir bağlantı oluşturma seçeneği.

Evernote, her zaman, her yerde not almak için kullanışlı bir çözüm sunar. Kalem ve kağıt olmadan bile önemli toplantı ayrıntılarını not alabilirsiniz. Ancak, senkronizasyon ve bazı özelliklere erişim için internet bağlantısı gerektirdiğini bilmelisiniz.

Bölüm 3. Yapay Zeka Destekli Araçları Kullanın

Gevrek Toplantı notlarını sesten metne dönüştürebilen bir yapay zeka toplantı notu kaydedicisidir. Gürültü engelleme ve transkripsiyon özellikleriyle entegredir, ayrıntılı toplantı notları almanızı sağlar. Ayrıca, toplantıyı yapay zeka ile özetlemenize olanak tanır. İster Zoom, ister Teams kullanıyor olun, ister Google Meet'i kaydet oturumlar, Krisp'in tüm video konferans uygulamaları, çağrı merkezi platformları ve her türlü kulaklık veya cihazla kusursuz bir şekilde çalışmasını sağlar.

Krisp'i kullanarak toplantı tutanaklarını ücretsiz olarak nasıl kaydedip yazıya dökebileceğinizi öğrenin:

1. İlk önce, kayıt olun ve Krisp'te yeni bir hesap oluşturun. Ardından, Krisp aracını indirin ve tercih ettiğiniz çevrimiçi toplantı uygulamasını açın. Krisp'i kullanmak için varsayılan mikrofon ve hoparlör ayarlarınızı değiştirmeyi unutmayın.

2. Krisp'i kurduktan sonra, normalde yaptığınız gibi çevrimiçi toplantıyı başlatın veya katılın. Araç arka planda çalışacak, toplantı sırasında söylenen her şeyi sessizce yazıya dökecek ve özetleyecektir. İyi yanı, hata olasılığını en aza indiren gürültü engelleme özelliğine sahip olmasıdır.

3. Toplantı sona erdiğinde, Krisp panosundan transkripsiyonlu toplantıya erişin. Daha sonra, transkripsiyonu resmi tutanaklara özetlemek için Krisp'in AI not alıcısını kullanın.

Krisp, otomatik toplantı notlarını yazıya dökmek ve özetlemek için yapay zeka destekli bir çözüm sunuyor. Ancak, birden fazla katılımcı aynı anda konuştuğunda aracın doğruluğu azalıyor. Ayrıca, yapay zeka standart bir dil veritabanına alışkın olduğu için aksanları doğru bir şekilde algılamakta zorlanıyor.

Bölüm 4. Bir Video/Ses Kaydedin ve Paylaşın

Sanal bir toplantıdaysanız ve elinizde kalem kağıt yoksa ancak toplantı notlarını kaydetmeniz gerekiyorsa, ihtiyacınız olan şey özel bir yazılımdır. AnyMP4 Ekran Kaydedici bir bilgisayar ekranından herhangi bir şeyi yakalamak için tasarlanmış çok işlevli bir kayıt yazılımıdır. Ekranınızı tam olarak, belirli pencerelerde veya özel bölgelerde yüksek kaliteli sesle birlikte kaydedebilir. Toplantılar sırasında not almak önemli olduğundan, yazılım çizim ve açıklama araçları sağlar. Buna, tutanak yazmak, grafik çizmek ve daha fazlasını yapmak için kullanabileceğiniz Beyaz Tahta aracı da dahildir.

AnyMP4 Ekran Kaydedici'yi kullanarak toplantı tutanaklarını nasıl kaydedeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. AnyMP4 Ekran Kaydedicisini ücretsiz indirerek başlayın. Toplantı tutanakları kaydedicisini yükleyin ve kurulum sürecinin tamamlanmasını bekleyin. Kurulum tamamlandıktan sonra, bilgisayarınızda AnyMP4 Ekran Kaydedicisini başlatın.

2. Ekran kaydediciyi açtığınızda, şuraya yönlendirileceksiniz: Screen Recorder Varsayılan olarak mod. Varsayılan sekmesinde, toplantı tutanaklarını kaydetmek için gerekli kayıt alanını seçin. Tüm ekranı yakalamak için Tam'ı veya yalnızca toplantıya odaklanmak için Özel'i seçin.

3. Geçiş yap Ses sistemi sistem sesi dahil olmak üzere toplantı tartışmalarını yakalamak için. Yorum yapmanız gerekirse, sesinizi kayda dahil etmek için Mikrofonu açın. Daha iyi ses sonuçları için ses seviyelerini ayarlayın ve mikrofon geliştirme ve gürültü engelleme özelliğini etkinleştirin.

4. Her şey ayarlandıktan sonra büyük REC Toplantı tutanaklarını kaydetmeye başlamak için düğmeye basın. Üç saniyelik geri sayım, kayıt başlamadan önce hazırlanmanız için size zaman tanır. Oturum sırasında, yardımcı araçlarla birlikte yüzen bir çubuk görünecektir:

Araç Kutusu: Kullan Beyaz tahta fikirleri not etmek, diyagramlar çizmek veya düşünceleri organize etmek için bir araçtır. Seçtiğinizde ekranınız tamamen beyaz bir tuvale dönüşecektir. Yine de görüntüleme alanını Tam Ekran, Sol Ekran, Sağ Ekran, Üst Ekran veya Alt Ekran olarak değiştirebilirsiniz.

5. Toplantı sona erdiğinde, kırmızı kare Kaydı sonlandırmak için düğmeye basın. Bunu takiben, kaydedilen klibi inceleyebileceğiniz önizleme penceresi açılacaktır. Gerekirse, kırpmak, birleştirmek, sesi artırmak/çıkarmak ve daha fazlası için ek araçları kullanın.

AnyMP4 Ekran Kaydedici, bilgisayar ekranlarından video ve ses yakalamak için tek noktadan çözüm sunar. Profesyoneller bunu genellikle bir Canlı yayın kaydedici, Zoom Toplantı kaydedici, Google Classroom kaydedici ve diğer tüm video konferans platformları.

Sonuç

Toplantılar sırasında not almak, tüm tartışmaların, kararların ve eylemlerin doğru bir şekilde belgelenmesini sağlar. Yukarıda belirtilen araçlarla, toplantı tutanaklarını kaydetmek ve yönetmek zahmetsiz hale gelir. Bu araçlar arasında, AnyMP4 Ekran Kaydedici, toplantı tutanaklarını kaydetmek için en çok önerilen araçtır. Not alma için Beyaz Tahta özelliğiyle çevrimiçi toplantıları ve konferansları yüksek kalitede kaydedebilir. Uzaktan veya şahsen toplantıları yönettiğiniz zamanlarda, güvenilir bir çözüme sahip olmak hiçbir ayrıntının geride kalmamasını sağlar.