De 3 bästa sätten att skriva, transkribera och spela in mötesprotokoll

Effektiv kommunikation är nyckeln till ett lyckat möte, särskilt idag, då information flödar snabbare än någonsin tidigare. Att föra mötesprotokoll är en viktig färdighet som säkerställer att inga detaljer eller beslut missas. Genom att dokumentera diskussioner, åtgärdspunkter och beslut överbryggar mötesprotokoll kommunikationsluckor. De ger också en pålitlig referens för framtida åtgärder. I det här inlägget visar vi dig de perfekta sätten att... protokollföra mötetPå så sätt kan ni, tillsammans med ert team, dra full nytta av flexibiliteten med distansarbete och onlinemöten.

Del 1. Skriv mötesprotokoll

Termen mötesprotokoll kan verka relaterad till tid, men det syftar egentligen på korta, detaljerade anteckningar. Enkelt uttryckt är det en process för att dokumentera detaljerna och resultaten av ett möte med hjälp av penna och papper. Syftet är att hålla alla uppdaterade och säkerställa att ingenting går förlorat i mötet. Mötesprotokollet fungerar som en formell registrering av vad som hände under mötet och innehåller flera detaljer. Några av dessa är datum, tid, plats, deltagare, dagordning, diskussioner, beslut och tilldelade åtgärder. Fokusera under mötet på att dokumentera diskussionerna objektivt och notera viktiga punkter och beslut snarare än varje ord som sägs.

Del 2. Använd en app

Evernote är ett antecknings- och uppgiftshanteringssystem app för mötesinspelare används för att skapa digitala anteckningar, inklusive mötesprotokoll. Den är byggd för att skapa och arkivera anteckningar med överlagrade ljud, bilder och sparat webbinnehåll. Det är värt att noterar att de lagras i virtuella anteckningsböcker och kan kommenteras, redigeras, exporteras, sökas och taggas.

Så här spelar du in mötesprotokoll med Evernote:

1. I Evernote-appen trycker du på + Ny anteckning för att skapa nya mötesanteckningar. I avsnittet Titel på den tomma arbetsytan skriver du en beskrivande titel, till exempel Mötesprotokoll. Detta hjälper dig att enkelt hitta dina mötesanteckningar.

2. I utrymmet nedan börjar du skriva ditt mötesprotokoll. Börja med att inkludera grunderna, såsom datum, tid, plats och deltagare (inklusive frånvarande). Därefter beskriver du dagordningen eller de viktigaste punkterna som ska diskuteras.

3. Under mötet, aktivera ljudinspelningsfunktionen för att spela in muntliga diskussioner. Tryck på + i verktygsfältet och leta efter Audio funktion från det tillgängliga urvalet. Detta låter dig skapa ett röstmemo direkt i anteckningen och bädda in det för enkel uppspelning.

AnmärkningarOm mötet innehåller visuellt innehåll trycker du på kameraknappen för att ta eller ladda upp ett foto.

4. När mötet är klart sparar du anteckningen i en specifik anteckningsbok. Du kan också trycka på knappen med tre punkter och välja Dela anteckning möjlighet att skicka mötesprotokollet direkt till deltagarna via e-post eller generera en länk.

Evernote erbjuder en bekväm lösning för att anteckna när som helst och var som helst. Även utan penna och papper kan du anteckna viktiga mötesdetaljer. Du bör dock vara medveten om att det kräver internetanslutning för synkronisering och åtkomst till vissa funktioner.

Del 3. Använd AI-drivna verktyg

Knaprig är en AI-baserad mötesanteckningsinspelare som kan transkribera möten från ljud till text. Den är integrerad med brusreducering och transkriberingsfunktioner, vilket gör att du kan spela in detaljerade mötesanteckningar. Dessutom kan du sammanfatta mötet med AI. Oavsett om du använder Zoom, Teams eller vill... spela in Google Meet sessioner, Krisp fungerar sömlöst med alla videokonferensappar, callcenterplattformar och alla typer av hörlurar eller enheter.

Så här spelar du in och transkriberar mötesprotokoll gratis med Krisp:

1. Först och främst, registrera dig och skapa ett nytt konto hos Krisp. Ladda sedan ner Krisp-verktyget och öppna din föredragna app för onlinemöten. Glöm inte att ändra dina standardinställningar för mikrofon och högtalare för att använda Krisp.

2. Efter att du har konfigurerat Krisp kan du starta eller ansluta till onlinemötet som vanligt. Verktyget kommer att arbeta i bakgrunden och tyst transkribera och sammanfatta allt som sägs under mötet. Det bra är att det har brusreducering, vilket minimerar risken för fel.

3. När mötet är över kan du öppna det transkriberade mötet på Krisp-instrumentpanelen. Använd sedan Krisps AI-anteckningsverktyg för att sammanfatta transkriptionen till formella protokoll.

Krisp erbjuder en AI-driven lösning för att transkribera och sammanfatta automatiska mötesanteckningar. Verktygets noggrannhet minskar dock när flera deltagare pratar samtidigt. Dessutom har AI svårt att uppfatta accenter korrekt, eftersom den är van vid en standardspråkdatabas.

Del 4. Spela in och dela en video/ljud

Om du är i ett virtuellt möte och inte har penna och papper men behöver spela in mötesanteckningar, är dedikerad programvara vad du behöver. AnyMP4 skärminspelare är en multifunktionell inspelningsprogramvara som är byggd för att spela in allt från en datorskärm. Den kan spela in hela din skärm, i specifika fönster eller anpassade områden, tillsammans med högkvalitativt ljud. Eftersom det är viktigt att anteckna under möten tillhandahåller programvaran rit- och anteckningsverktyg. Detta inkluderar Whiteboard-verktyget, som du kan använda för att anteckna protokoll, rita grafer och mer.

Så här spelar du in mötesprotokoll med AnyMP4 Screen Recorder:

1. Börja med att ladda ner AnyMP4 Screen Recorder gratis. Installera mötesprotokollinspelaren och låt installationsprocessen slutföras. När installationen är klar startar du AnyMP4 Screen Recorder på din dator.

2. När du öppnar skärminspelaren omdirigeras du till Screen Recorder läge som standard. På fliken Standard väljer du önskat inspelningsområde för att spela in mötesprotokollet. Välj Fullständig för att fånga hela skärmen eller Anpassad för att bara fokusera på mötet.

3. Växla på Sound System för att spela in mötesdiskussioner, inklusive systemljud. Om det behövs för att ge kommentarer, slå på mikrofonen för att inkludera din röst i inspelningen. Justera volymen och aktivera mikrofonförbättring och brusreducering för bättre ljudresultat.

4. När allt är klart klickar du på den stora REC -knappen för att börja spela in mötesprotokollet. En nedräkning på tre sekunder ger dig tid att förbereda dig innan inspelningen startar. Under sessionen visas en flytande stapel med användbara verktyg:

Verktygslåda: Använd Whiteboard verktyg för att anteckna idéer, skissa diagram eller organisera tankar. När du väljer det förvandlas din skärm till en helvit duk. Du kan fortfarande ändra visningsområdet till helskärm, vänster skärm, höger skärm, övre skärm eller nedre skärm.

5. När mötet är avslutat klickar du på Röda torget knappen för att avsluta inspelningen. Därefter visas förhandsgranskningsfönstret där du kan granska det inspelade klippet. Om det behövs kan du använda de extra verktygen för att trimma, sammanfoga, förstärka/extrahera ljud med mera.

AnyMP4 Screen Recorder erbjuder en komplett lösning för att spela in video och ljud från datorskärmar. Professionella använder den ofta som en Livestorm-inspelare, Zoom Meeting-inspelare, Google Classroom-inspelare och andra videokonferensplattformar.

Slutsats

Att anteckna under möten säkerställer att alla diskussioner, beslut och åtgärder dokumenteras korrekt. Med verktygen som presenteras ovan blir det enkelt att spela in och hantera mötesprotokoll. Bland dessa verktyg är AnyMP4 Screen Recorder ett av de mest rekommenderade verktygen för att spela in mötesprotokoll. Den kan spela in onlinemöten och konferenser i hög kvalitet med whiteboardfunktionen för anteckningar. När du hanterar distansmöten eller personligen säkerställer en pålitlig lösning att inga detaljer lämnas kvar.