Лучшие 3 способа написания, транскрибирования и записи протоколов совещаний

Эффективная коммуникация — ключ к успешной встрече, особенно сегодня, когда информация течет быстрее, чем когда-либо прежде. Ведение протокола встречи — важный навык, который гарантирует, что ни одна деталь или решение не будут упущены. Документируя обсуждения, пункты действий и решения, протоколы встречи устраняют пробелы в коммуникации. Кроме того, они предоставляют надежную справочную информацию для будущих действий. В этой статье мы покажем вам идеальные способы записать протокол встречиТаким образом, вместе со своей командой вы сможете в полной мере воспользоваться гибкостью удаленной работы и онлайн-встреч.

Часть 1. Написание протокола собрания

Термин «протокол собрания» может показаться связанным со временем, но на самом деле он относится к кратким, подробным записям. Проще говоря, это процесс документирования деталей и результатов собрания с помощью ручки и бумаги. Он направлен на то, чтобы все были на одной странице и ничего не потерялось в суматохе. Протокол собрания служит официальным отчетом о том, что произошло во время собрания, и включает в себя ряд деталей. Некоторые из них — дата, время, место, участники, повестка дня, обсуждения, решения и назначенные действия. Во время собрания сосредоточьтесь на объективном документировании обсуждений, отмечая основные моменты и решения, а не каждое произнесенное слово.

Часть 2. Использование приложения

Evernote это ведение заметок и управление задачами приложение для записи встреч используется для создания цифровых заметок, включая протоколы совещаний. Он создан для создания и архивирования заметок с наложенным аудио, изображениями и сохраненным веб-контентом. В частности, заметки хранятся в виртуальных блокнотах и ​​могут быть аннотированы, отредактированы, экспортированы, найдены и помечены.

Вот как записать протокол встречи с помощью Evernote:

1. В приложении Evernote нажмите + Новое примечание для создания новых протоколов собраний. В разделе «Заголовок» пустого холста введите описательное название, например, Протокол собраний. Это поможет вам легко находить заметки о собраниях.

2. В поле ниже начните вводить протоколы встречи. Начните с основных данных, таких как дата, время, место и участники (включая отсутствующих). После этого набросайте повестку дня или ключевые моменты для обсуждения.

3. Во время встречи включите функцию аудиозаписи, чтобы записывать устные обсуждения. Нажмите + на панели инструментов и найдите Аудио функция из доступного выбора. Это позволяет создать голосовую заметку прямо в заметке и встроить ее для легкого воспроизведения.

Внимание: Если встреча предполагает использование визуального контента, нажмите кнопку «Камера», чтобы сделать снимок или загрузить его.

4. После завершения встречи сохраните заметку в определенном блокноте. При желании нажмите кнопку с тремя точками и выберите Поделиться заметкой возможность отправлять протоколы встречи непосредственно участникам по электронной почте или создавать ссылку.

Evernote предоставляет удобное решение для создания заметок в любое время и в любом месте. Даже без ручки и бумаги вы сможете записывать важные детали встреч. Однако следует помнить, что для синхронизации и доступа к некоторым функциям требуется подключение к Интернету.

Часть 3. Использование инструментов на базе искусственного интеллекта

Крисп Это ИИ-регистратор заметок со встреч, который может преобразовывать аудиозаписи встреч в текст. Он интегрирован с функциями шумоподавления и транскрибации, позволяя вам делать подробные заметки. Кроме того, он позволяет вам подводить итоги встречи с помощью ИИ. Независимо от того, используете ли вы Zoom, Teams или… записать Google Meet сеансов Krisp без проблем работает с любыми приложениями для видеоконференций, платформами колл-центров и всеми типами наушников или устройств.

Вот как можно бесплатно записывать и расшифровывать протоколы совещаний с помощью Krisp:

1. Для начала зарегистрируйтесь и создайте новую учетную запись в Krisp. Затем загрузите инструмент Krisp и откройте предпочитаемое вами приложение для онлайн-встреч. Не забудьте изменить настройки микрофона и динамика по умолчанию, чтобы использовать Krisp.

2. После настройки Krisp начните или присоединитесь к онлайн-встрече, как обычно. Инструмент будет работать в фоновом режиме, беззвучно транскрибируя и суммируя все, что было сказано во время встречи. Хорошо то, что он имеет функцию шумоподавления, что сводит к минимуму вероятность ошибок.

3. После завершения встречи откройте транскрибированную встречу на панели Krisp. После этого используйте ИИ-заметчик Krisp, чтобы обобщить транскрибацию в официальные протоколы.

Krisp предлагает решение на базе ИИ для расшифровки и обобщения автоматических заметок о встречах. Однако точность инструмента снижается, когда несколько участников говорят одновременно. Кроме того, ИИ с трудом улавливает акценты, поскольку он привык к стандартной языковой базе данных.

Часть 4. Запись и публикация видео/аудио

Если вы участвуете в виртуальном совещании и у вас нет ручки и бумаги, но вам необходимо записывать заметки по ходу совещания, вам необходимо специальное программное обеспечение. AnyMP4 Screen Recorder — это многофункциональное программное обеспечение для записи, созданное для захвата всего с экрана компьютера. Оно может записывать ваш дисплей полностью, в определенных окнах или пользовательских областях, а также высококачественный звук. Поскольку ведение заметок во время совещаний имеет важное значение, программное обеспечение предоставляет инструменты для рисования и аннотирования. Сюда входит инструмент Whiteboard, который можно использовать для записи протоколов, рисования графиков и многого другого.

Вот как записать протокол встречи с помощью AnyMP4 Screen Recorder:

1. Начните с бесплатной загрузки AnyMP4 Screen Recorder. Установите средство записи протоколов встреч и дождитесь завершения процесса установки. После завершения установки запустите AnyMP4 Screen Recorder на своем компьютере.

2. После открытия средства записи экрана вы будете перенаправлены на страницу Screen Recorder режим по умолчанию. На вкладке Default выберите нужную область записи для записи протокола встречи. Выберите Full, чтобы захватить весь экран, или Custom, чтобы сосредоточиться только на встрече.

3. Переключить на Звуковая система для записи обсуждений на собрании, включая системный звук. Если требуется предоставить комментарий, включите микрофон, чтобы включить свой голос в запись. Отрегулируйте громкость и включите функцию улучшения микрофона и шумоподавления для лучшего звука.

4. Как только все будет готово, нажмите большую кнопку REC кнопку, чтобы начать запись протокола встречи. Трехсекундный обратный отсчет дает вам время подготовиться перед началом записи. Во время сеанса будет появляться плавающая панель с полезными инструментами:

Ящик для инструментов: Использовать Доской инструмент для записи идей, набросков диаграмм или организации мыслей. При выборе этого инструмента ваш экран превратится в полностью белый холст. Тем не менее, вы можете изменить область отображения на Полный экран, Левый экран, Правый экран, Верхний экран или Нижний экран.

5. После того, как встреча будет закрыта, нажмите кнопку Красный квадрат кнопку, чтобы закончить запись. После этого откроется окно предварительного просмотра, в котором вы можете просмотреть записанный клип. При необходимости используйте дополнительные инструменты для обрезки, объединения, усиления/извлечения звука и т. д.

AnyMP4 Screen Recorder — это универсальное решение для захвата видео и аудио с экранов компьютеров. Профессионалы обычно используют его как Livestorm рекордер, Zoom Meeting Recorder, Google Classroom Recorder и любые другие платформы для видеоконференций.

Заключение

Записи во время совещаний гарантируют, что все обсуждения, решения и действия будут точно документированы. С помощью инструментов, представленных выше, запись и управление протоколами совещаний становятся легкими. Среди этих инструментов AnyMP4 Screen Recorder является наиболее рекомендуемым инструментом для записи протоколов совещаний. Он может записывать онлайн-совещания и конференции в высоком качестве с помощью функции Whiteboard для заметок. В те времена, когда вы управляете удаленными совещаниями или очными, наличие надежного решения гарантирует, что ни одна деталь не будет упущена.