As 3 melhores maneiras de escrever, transcrever e registrar atas de reuniões

A comunicação eficaz é a chave para uma reunião bem-sucedida, especialmente hoje em dia, com o fluxo de informações mais rápido do que nunca. Escrever atas de reunião é uma habilidade essencial para garantir que nenhum detalhe ou decisão seja esquecido. Ao documentar discussões, pontos de ação e decisões, as atas de reunião preenchem lacunas de comunicação. Além disso, elas fornecem uma referência confiável para ações futuras. Neste post, mostraremos as maneiras ideais de... gravar atas de reunião. Dessa forma, junto com sua equipe, você pode aproveitar ao máximo a flexibilidade do trabalho remoto e das reuniões online.

Parte 1. Escrever atas de reunião

O termo Ata de Reunião pode parecer relacionado a tempo, mas, na verdade, refere-se a notas breves e detalhadas. Simplificando, é um processo de documentar os detalhes e resultados de uma reunião usando caneta e papel. O objetivo é manter todos alinhados e garantir que nada se perca na confusão. A ata serve como um registro formal do que aconteceu durante a reunião e inclui diversos detalhes. Alguns deles são data, hora, local, participantes, pauta, discussões, decisões e ações atribuídas. Durante a reunião, concentre-se em documentar as discussões objetivamente, anotando os principais pontos e decisões em vez de cada palavra dita.

Parte 2. Use um aplicativo

Evernote é uma ferramenta de anotações e gerenciamento de tarefas aplicativo gravador de reunião Usado para criar notas digitais, incluindo atas de reuniões. Ele foi desenvolvido para criar e arquivar notas com áudio, imagens e conteúdo da web salvos sobrepostos. Notavelmente, as notas são armazenadas em cadernos virtuais e podem ser anotadas, editadas, exportadas, pesquisadas e marcadas.

Veja como registrar atas de uma reunião usando o Evernote:

1. No aplicativo Evernote, toque em + Nova Nota Para criar novas atas de reunião. Na seção Título da tela em branco, digite um título descritivo, como Ata da Reunião. Isso ajudará você a localizar suas anotações de reunião facilmente.

2. No espaço abaixo, comece a digitar a ata da sua reunião. Comece incluindo os dados básicos, como data, hora, local e participantes (incluindo ausentes). Em seguida, descreva a pauta ou os pontos principais a serem discutidos.

3. Durante a reunião, ative o recurso de gravação de áudio para capturar as discussões verbais. Toque em + na barra de ferramentas e procure o em áudio recurso disponível. Isso permite que você crie um memorando de voz diretamente na nota e o incorpore para facilitar a reprodução.

Observação: Se a reunião envolver conteúdo visual, toque no botão Câmera para tirar ou enviar uma foto.

4. Após a conclusão da reunião, salve a nota em um caderno específico. Opcionalmente, toque no botão de três pontos e selecione Compartilhar nota opção de enviar a ata da reunião diretamente aos participantes por e-mail ou gerar um link.

O Evernote oferece uma solução prática para fazer anotações a qualquer hora e em qualquer lugar. Mesmo sem caneta e papel, você poderá anotar detalhes importantes de reuniões. No entanto, lembre-se de que ele requer conexão com a internet para sincronizar e acessar alguns recursos.

Parte 3. Use ferramentas com tecnologia de IA

Crisp é um gravador de notas de reunião com IA que pode transcrever reuniões de áudio para texto. Ele é integrado com recursos de cancelamento de ruído e transcrição, permitindo capturar notas detalhadas da reunião. Além disso, permite resumir a reunião com IA. Seja usando o Zoom, o Teams ou procurando... gravar Google Meet sessões, o Krisp funciona perfeitamente com qualquer aplicativo de videoconferência, plataforma de call center e todos os tipos de fones de ouvido ou dispositivos.

Veja como gravar e transcrever atas de reuniões gratuitamente usando o Krisp:

1. Antes de mais nada, registre-se e crie uma nova conta no Krisp. Em seguida, baixe a ferramenta Krisp e abra seu aplicativo de reunião online preferido. Não se esqueça de alterar as configurações padrão do microfone e do alto-falante para usar o Krisp.

2. Após configurar o Krisp, inicie ou participe da reunião online normalmente. A ferramenta funcionará em segundo plano, transcrevendo e resumindo silenciosamente tudo o que for dito durante a reunião. A vantagem é que ela possui cancelamento de ruído, minimizando as chances de erros.

3. Após o término da reunião, acesse a transcrição no painel do Krisp. Em seguida, use o anotador de IA do Krisp para resumir a transcrição em uma ata formal.

O Krisp oferece uma solução com tecnologia de IA para transcrever e resumir notas automáticas de reuniões. No entanto, a precisão da ferramenta diminui quando vários participantes falam simultaneamente. Além disso, a IA tem dificuldade para identificar sotaques corretamente, pois está acostumada a um banco de dados de idiomas padrão.

Parte 4. Grave e compartilhe um vídeo/áudio

Se você estiver em uma reunião virtual e não tiver caneta e papel, mas precisar registrar as anotações da reunião, um software dedicado é o que você precisa. AnyMP4 Screen Recorder é um software gravador multifuncional desenvolvido para capturar qualquer coisa da tela de um computador. Ele pode gravar sua tela inteira, em janelas específicas ou regiões personalizadas, além de áudio de alta qualidade. Como fazer anotações durante as reuniões é essencial, o software oferece ferramentas de desenho e anotação. Isso inclui a ferramenta Quadro Branco, que você pode usar para anotar atas, desenhar gráficos e muito mais.

Veja como gravar atas de reunião usando o AnyMP4 Screen Recorder:

1. Comece baixando o AnyMP4 Screen Recorder gratuitamente. Instale o gravador de atas de reunião e aguarde a conclusão do processo. Após a conclusão da instalação, inicie o AnyMP4 Screen Recorder no seu computador.

2. Ao abrir o gravador de tela, você será redirecionado para o Screen Recorder Modo padrão. Na aba Padrão, escolha a área de gravação desejada para registrar a ata da reunião. Escolha Completo para capturar a tela inteira ou Personalizado para focar apenas na reunião.

3. Alternar no Sistema de som Para capturar discussões de reuniões, incluindo o áudio do sistema. Se precisar fornecer comentários, ligue o microfone para incluir sua voz na gravação. Ajuste os volumes e ative o aprimoramento do microfone e o recurso de cancelamento de ruído para obter melhores resultados sonoros.

4. Depois que tudo estiver definido, clique no grande REC para iniciar a gravação da ata da reunião. Uma contagem regressiva de três segundos lhe dará tempo para se preparar antes do início da gravação. Durante a sessão, uma barra flutuante aparecerá com ferramentas úteis:

Caixa de ferramentas: Use o whiteboard Ferramenta para anotar ideias, esboçar diagramas ou organizar pensamentos. Ao selecioná-la, sua tela se transformará em uma tela totalmente branca. Ainda assim, você pode alterar a área de exibição para Tela Cheia, Tela Esquerda, Tela Direita, Tela Superior ou Tela Inferior.

5. Após o encerramento da reunião, clique em Praça Vermelha para finalizar a gravação. Em seguida, será aberta a janela de pré-visualização, onde você pode revisar o clipe gravado. Se necessário, use as ferramentas adicionais para cortar, mesclar, aumentar/extrair som e muito mais.

O AnyMP4 Screen Recorder oferece uma solução completa para capturar vídeo e áudio de telas de computador. Profissionais costumam usá-lo como um Gravador de transmissão ao vivo, gravador de reunião do Zoom, gravador do Google Classroom e quaisquer outras plataformas de videoconferência.

Conclusão

Tomar notas durante as reuniões garante que todas as discussões, decisões e ações sejam documentadas com precisão. Com as ferramentas apresentadas acima, gravar e gerenciar atas de reuniões se torna muito fácil. Entre essas ferramentas, o AnyMP4 Screen Recorder é uma das mais recomendadas para gravar atas de reuniões. Ele pode gravar reuniões e conferências online em alta qualidade com o recurso de quadro branco para anotações. Seja para gerenciar reuniões remotas ou presenciais, ter uma solução confiável garante que nenhum detalhe seja esquecido.