3 najlepsze sposoby na pisanie, przepisywanie i nagrywanie protokołów ze spotkań

Skuteczna komunikacja jest kluczem do udanego spotkania, szczególnie dziś, gdy informacje przepływają szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Sporządzanie protokołów ze spotkań to podstawowa umiejętność, która zapewnia, że ​​żaden szczegół ani decyzja nie zostaną pominięte. Dokumentując dyskusje, punkty działań i decyzje, protokoły ze spotkań niwelują luki w komunikacji. Ponadto stanowią wiarygodne odniesienie do przyszłych działań. W tym poście pokażemy Ci idealne sposoby na zapisz protokół ze spotkaniaW ten sposób, wspólnie ze swoim zespołem, możecie w pełni wykorzystać elastyczność pracy zdalnej i spotkań online.

Część 1. Napisz protokół ze spotkania

Termin Meeting Minutes może wydawać się związany z czasem, ale w rzeczywistości odnosi się do krótkich, szczegółowych notatek. Mówiąc prościej, jest to proces dokumentowania szczegółów i wyników spotkania przy użyciu długopisu i papieru. Ma on na celu utrzymanie wszystkich na tej samej stronie i zapewnienie, że nic nie zostanie utracone w zamieszaniu. Protokół ze spotkania służy jako formalny zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania i zawiera kilka szczegółów. Niektóre z nich to data, godzina, miejsce, uczestnicy, agenda, dyskusje, decyzje i przypisane działania. Podczas spotkania skup się na obiektywnym dokumentowaniu dyskusji, odnotowując główne punkty i decyzje, a nie każde wypowiedziane słowo.

Część 2. Użyj aplikacji

Evernote jest narzędziem do robienia notatek i zarządzania zadaniami aplikacja do nagrywania spotkań służy do tworzenia cyfrowych notatek, w tym protokołów ze spotkań. Jest stworzony do tworzenia i archiwizowania notatek z nałożonym dźwiękiem, obrazami i zapisaną zawartością internetową. Co ciekawe, notatki są przechowywane w wirtualnych notatnikach i można je adnotować, edytować, eksportować, wyszukiwać i oznaczać tagami.

Oto jak zapisywać notatki ze spotkania za pomocą Evernote:

1. W aplikacji Evernote dotknij + Nowa notatka aby utworzyć nowe protokoły ze spotkań. W sekcji Tytuł pustego płótna wpisz opisowy tytuł, np. Protokół ze spotkania. Pomoże Ci to łatwo zlokalizować notatki ze spotkania.

2. W poniższym miejscu zacznij wpisywać protokół ze spotkania. Zacznij od uwzględnienia podstawowych informacji, takich jak data, godzina, miejsce i uczestnicy (w tym nieobecni). Następnie naszkicuj agendę lub kluczowe punkty do omówienia.

3. Podczas spotkania włącz funkcję nagrywania dźwięku, aby uchwycić dyskusje ustne. Stuknij + na pasku narzędzi i poszukaj Audio funkcja z dostępnego wyboru. Pozwala to na utworzenie notatki głosowej bezpośrednio w notatce i osadzenie jej w celu łatwego odtwarzania.

Note: Jeśli spotkanie obejmuje treści wizualne, dotknij przycisku Aparat, aby zrobić lub przesłać zdjęcie.

4. Po zakończeniu spotkania zapisz notatkę w określonym notatniku. Opcjonalnie dotknij przycisku z trzema kropkami i wybierz Udostępnij notatkę możliwość wysłania protokołu ze spotkania bezpośrednio do uczestników pocztą elektroniczną lub wygenerowania linku.

Evernote zapewnia wygodne rozwiązanie do robienia notatek w dowolnym czasie i miejscu. Nawet bez długopisu i papieru będziesz w stanie zanotować ważne szczegóły spotkania. Powinieneś jednak wiedzieć, że wymaga połączenia internetowego do synchronizacji i dostępu do niektórych funkcji.

Część 3. Używaj narzędzi wspomaganych przez sztuczną inteligencję

Chrupiący to oparty na sztucznej inteligencji rejestrator notatek ze spotkań, który umożliwia transkrypcję nagrań audio na tekst. Jest zintegrowany z funkcjami redukcji szumów i transkrypcji, co pozwala na rejestrowanie szczegółowych notatek ze spotkań. Dodatkowo umożliwia podsumowanie spotkania za pomocą sztucznej inteligencji. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Zooma, Teams, czy chcesz… nagraj Google Meet sesje, Krisp bezproblemowo współpracuje z dowolnymi aplikacjami do wideokonferencji, platformami call center i wszystkimi typami słuchawek i urządzeń.

Oto jak bezpłatnie nagrywać i przepisywać protokoły ze spotkań, korzystając z Krisp:

1. Po pierwsze, zarejestruj się i utwórz nowe konto w Krisp. Następnie pobierz narzędzie Krisp i otwórz preferowaną aplikację do spotkań online. Nie zapomnij zmienić domyślnych ustawień mikrofonu i głośnika, aby korzystać z Krisp.

2. Po skonfigurowaniu Krisp rozpocznij lub dołącz do spotkania online tak, jak zwykle. Narzędzie będzie działać w tle, cicho transkrybując i podsumowując wszystko, co zostało powiedziane podczas spotkania. Dobrą rzeczą jest to, że ma redukcję szumów, minimalizującą ryzyko błędów.

3. Po zakończeniu spotkania uzyskaj dostęp do przepisanego spotkania na pulpicie Krisp. Następnie użyj notatek AI Krisp, aby podsumować transkrypcję w formalnych protokołach.

Krisp oferuje rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji do transkrybowania i podsumowywania automatycznych notatek ze spotkań. Jednak dokładność narzędzia spada, gdy wielu uczestników mówi jednocześnie. Ponadto sztuczna inteligencja ma problemy z prawidłowym wychwytywaniem akcentów, ponieważ jest przyzwyczajona do standardowej bazy danych językowych.

Część 4. Nagrywanie i udostępnianie wideo/audio

Jeśli bierzesz udział w wirtualnym spotkaniu i nie masz przy sobie długopisu ani papieru, a musisz robić notatki, potrzebne Ci będzie specjalne oprogramowanie. AnyMP4 Screen Recorder to wielofunkcyjne oprogramowanie rejestrujące stworzone do przechwytywania wszystkiego z ekranu komputera. Może nagrywać cały wyświetlacz, w określonych oknach lub niestandardowych obszarach, wraz z wysokiej jakości dźwiękiem. Ponieważ robienie notatek podczas spotkań jest niezbędne, oprogramowanie zapewnia narzędzia do rysowania i adnotacji. Obejmuje to narzędzie Whiteboard, którego można używać do zapisywania protokołów, rysowania wykresów i nie tylko.

Oto jak nagrywać notatki ze spotkań za pomocą programu AnyMP4 Screen Recorder:

1. Zacznij od pobrania AnyMP4 Screen Recorder za darmo. Zainstaluj meeting minutes recorder i pozwól na ukończenie procesu instalacji. Po zakończeniu instalacji uruchom AnyMP4 Screen Recorder na swoim komputerze.

2. Po otwarciu rejestratora ekranu zostaniesz przekierowany do Screen Recorder tryb domyślny. Na karcie Domyślne wybierz wymagany obszar nagrywania, aby nagrać protokół ze spotkania. Wybierz Pełny, aby nagrać cały ekran lub Niestandardowy, aby skupić się tylko na spotkaniu.

3. Przełącz na Sound System aby uchwycić dyskusje ze spotkań, w tym dźwięk systemowy. Jeśli wymagane jest zapewnienie komentarza, włącz mikrofon, aby uwzględnić swój głos w nagraniu. Dostosuj głośność i włącz funkcję wzmocnienia mikrofonu i redukcji szumów, aby uzyskać lepsze rezultaty dźwiękowe.

4. Gdy wszystko jest już ustawione, kliknij duży REC przycisk, aby rozpocząć nagrywanie protokołu ze spotkania. Trzysekundowe odliczanie daje czas na przygotowanie się przed rozpoczęciem nagrywania. Podczas sesji pojawi się pływający pasek z przydatnymi narzędziami:

Toolbox: Użyj Animacja narzędzie do zapisywania pomysłów, szkicowania diagramów lub organizowania myśli. Po wybraniu go ekran zmieni się w pełne białe płótno. Nadal możesz zmienić obszar wyświetlania na Pełny ekran, Lewy ekran, Prawy ekran, Górny ekran lub Dolny ekran.

5. Po zakończeniu spotkania kliknij przycisk plac Czerwony przycisk, aby zakończyć nagrywanie. Następnie otworzy się okno podglądu, w którym możesz przejrzeć nagrany klip. W razie potrzeby użyj dodatkowych narzędzi do przycinania, scalania, wzmacniania/ekstrakcji dźwięku i innych.

AnyMP4 Screen Recorder zapewnia kompleksowe rozwiązanie do przechwytywania obrazu i dźwięku z ekranów komputerów. Profesjonaliści powszechnie używają go jako Rejestrator burzy na żywo, rejestrator spotkań Zoom, rejestrator Google Classroom i inne platformy do wideokonferencji.

Podsumowanie

Robienie notatek podczas spotkań zapewnia dokładne dokumentowanie wszystkich dyskusji, decyzji i działań. Dzięki narzędziom opisanym powyżej, nagrywanie i zarządzanie protokołami ze spotkań staje się bezwysiłkowe. Spośród tych narzędzi AnyMP4 Screen Recorder jest najbardziej polecanym narzędziem do nagrywania protokołów ze spotkań. Może nagrywać spotkania online i konferencje w wysokiej jakości z funkcją tablicy do robienia notatek. W czasach, gdy zarządzasz spotkaniami zdalnymi lub osobiście, posiadanie niezawodnego rozwiązania zapewnia, że ​​żaden szczegół nie zostanie pominięty.