De 3 beste manieren om vergadernotulen te schrijven, transcriberen en op te nemen

Effectieve communicatie is de sleutel tot een succesvolle vergadering, vooral vandaag de dag, nu informatie sneller stroomt dan ooit tevoren. Het maken van notulen is een essentiële vaardigheid die ervoor zorgt dat geen enkel detail of beslissing over het hoofd wordt gezien. Door discussies, actiepunten en beslissingen te documenteren, overbruggen notulen communicatiekloven. Bovendien bieden ze een betrouwbare referentie voor toekomstige acties. In dit artikel laten we je de ideale manieren zien om notulen van vergaderingen vastleggenZo kunt u samen met uw team optimaal profiteren van de flexibiliteit van werken op afstand en online vergaderen.

Deel 1. Schrijf notulen van vergaderingen

De term 'vergadernotulen' lijkt misschien gerelateerd aan tijd, maar verwijst eigenlijk naar korte, gedetailleerde aantekeningen. Simpel gezegd is het een proces waarbij de details en resultaten van een vergadering worden vastgelegd met pen en papier. Het doel is om iedereen op één lijn te houden en ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat. De vergadernotulen dienen als een formeel verslag van wat er tijdens de vergadering is gebeurd en bevatten verschillende details. Hieronder vallen bijvoorbeeld de datum, tijd, locatie, aanwezigen, agenda, discussies, beslissingen en toegewezen acties. Concentreer u tijdens de vergadering op het objectief vastleggen van de discussies en noteer de belangrijkste punten en beslissingen in plaats van elk gesproken woord.

Deel 2. Gebruik een app

Evernote is een notitie- en taakbeheerprogramma vergaderrecorder-app Wordt gebruikt om digitale notities te maken, waaronder notulen van vergaderingen. Het is ontworpen voor het maken en archiveren van notities met overlappende audio, afbeeldingen en opgeslagen webcontent. Notities worden opgeslagen in virtuele notitieboeken en kunnen worden geannoteerd, bewerkt, geëxporteerd, doorzocht en getagd.

Zo maakt u notulen van een vergadering met Evernote:

1. Tik in de Evernote-app op + Nieuwe notitie Om nieuwe vergadernotulen te maken. Typ in het gedeelte Titel van het lege canvas een beschrijvende titel, zoals Vergadernotulen. Zo kunt u uw vergadernotulen gemakkelijk terugvinden.

2. Begin hieronder met het typen van de notulen van je vergadering. Begin met het vermelden van de basisgegevens, zoals de datum, tijd, locatie en aanwezigen (inclusief afwezigen). Schets vervolgens de agenda of de belangrijkste te bespreken punten.

3. Schakel tijdens de vergadering de audio-opnamefunctie in om mondelinge discussies vast te leggen. Tik op + in de werkbalk en zoek naar de Audio Deze functie kunt u gebruiken uit de beschikbare selectie. Hiermee kunt u direct in de notitie een spraakmemo maken en deze insluiten voor eenvoudig afspelen.

Note: Als de vergadering visuele inhoud bevat, tikt u op de cameraknop om een ​​foto te maken of te uploaden.

4. Zodra uw vergadering is afgelopen, slaat u de notitie op in een specifiek notitieboek. U kunt ook op de knop met de drie puntjes tikken en de gewenste notitie selecteren. Opmerking delen optie om de notulen van de vergadering rechtstreeks naar de deelnemers te sturen via e-mail of een link te genereren.

Evernote biedt een handige oplossing om altijd en overal aantekeningen te maken. Zelfs zonder pen en papier kunt u belangrijke vergaderdetails noteren. Houd er echter rekening mee dat een internetverbinding vereist is voor synchronisatie en toegang tot sommige functies.

Deel 3. Gebruik AI-aangedreven tools

Knapperig is een AI-recorder voor vergadernotities die vergaderingen van audio naar tekst kan transcriberen. Het is geïntegreerd met ruisonderdrukking en transcriptiefuncties, zodat u gedetailleerde vergadernotities kunt vastleggen. Bovendien kunt u de vergadering samenvatten met AI. Of u nu Zoom, Teams of andere apps gebruikt, neem Google Meet op sessies werkt Krisp naadloos met alle videoconferentie-apps, callcenterplatforms en alle soorten hoofdtelefoons of apparaten.

Zo kunt u gratis vergadernotulen opnemen en transcriberen met Krisp:

1. Allereerst registreert u zich en maakt u een nieuw account aan bij Krisp. Download vervolgens de Krisp-tool en open uw favoriete online vergaderapp. Vergeet niet uw standaardmicrofoon- en luidsprekerinstellingen aan te passen om Krisp te gebruiken.

2. Nadat u Krisp hebt ingesteld, start of neemt u deel aan de onlinevergadering zoals u dat normaal zou doen. De tool werkt op de achtergrond en transcribeert en vat alles wat er tijdens de vergadering wordt gezegd in stilte samen. Het voordeel is dat de tool ruisonderdrukking heeft, waardoor de kans op fouten wordt geminimaliseerd.

3. Zodra de vergadering is afgelopen, kunt u de getranscribeerde vergadering raadplegen op het Krisp-dashboard. Gebruik daarna Krisps AI-notulist om de transcriptie samen te vatten in formele notulen.

Krisp biedt een AI-gestuurde oplossing voor het automatisch transcriberen en samenvatten van vergadernotities. De nauwkeurigheid van de tool neemt echter af wanneer meerdere deelnemers tegelijk spreken. Bovendien heeft AI moeite met het correct oppikken van accenten, omdat het gewend is aan een standaardtaaldatabase.

Deel 4. Een video/audio opnemen en delen

Als u deelneemt aan een virtuele vergadering en geen pen en papier tot uw beschikking hebt, maar toch vergadernotities wilt maken, hebt u speciaal daarvoor ontwikkelde software nodig. AnyMP4 Schermrecorder is een multifunctionele recordersoftware die is ontworpen om alles van een computerscherm vast te leggen. Het kan uw scherm volledig, in specifieke vensters of aangepaste delen opnemen, inclusief audio van hoge kwaliteit. Omdat het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen essentieel is, biedt de software teken- en annotatietools. Dit omvat de Whiteboard-tool, waarmee u notulen kunt maken, grafieken kunt tekenen en meer.

Zo neemt u de notulen van een vergadering op met AnyMP4 Screen Recorder:

1. Begin met het gratis downloaden van AnyMP4 Screen Recorder. Installeer de notulenrecorder en laat het installatieproces voltooien. Nadat de installatie is voltooid, start u AnyMP4 Screen Recorder op uw computer.

2. Bij het openen van de schermrecorder wordt u doorgestuurd naar de Screen Recorder Standaardmodus. Kies op het tabblad Standaard het gewenste opnamegebied voor de notulen van de vergadering. Kies Volledig om het volledige scherm vast te leggen of Aangepast om alleen op de vergadering te focussen.

3. Schakel de Sound System Om vergaderdiscussies op te nemen, inclusief systeemaudio. Als u commentaar wilt geven, schakelt u de microfoon in om uw stem in de opname op te nemen. Pas het volume aan en schakel de microfoonverbetering en ruisonderdrukking in voor betere geluidsresultaten.

4. Zodra alles is ingesteld, klikt u op de grote REC Klik op de knop om de notulen van de vergadering op te nemen. Een aftelling van drie seconden geeft u de tijd om u voor te bereiden voordat de opname start. Tijdens de sessie verschijnt er een zwevende balk met handige tools:

Toolbox: Gebruik de Whiteboard Tool om ideeën op te schrijven, diagrammen te schetsen of gedachten te ordenen. Zodra je het selecteert, verandert je scherm in een volledig wit canvas. Je kunt het weergavegebied echter wijzigen in Volledig scherm, Linkerscherm, Rechterscherm, Bovenscherm of Onderscherm.

5. Zodra de vergadering is beëindigd, klikt u op Rode Plein om de opname te beëindigen. Hierna verschijnt het voorbeeldvenster, waar u de opgenomen clip kunt bekijken. Gebruik indien nodig de extra tools om geluid bij te snijden, samen te voegen, te versterken/extraheren en meer.

AnyMP4 Screen Recorder biedt een alles-in-één oplossing voor het vastleggen van video en audio van computerschermen. Professionals gebruiken het vaak als een Livestorm-recorder, Zoom-vergaderrecorder, Google Classroom-recorder en andere videoconferentieplatforms.

Conclusie

Het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen zorgt ervoor dat alle discussies, beslissingen en acties nauwkeurig worden vastgelegd. Met de hierboven beschreven tools wordt het opnemen en beheren van vergadernotulen een fluitje van een cent. AnyMP4 Screen Recorder is een van de meest aanbevolen tools voor het opnemen van vergadernotulen. Deze tool kan online vergaderingen en conferenties in hoge kwaliteit opnemen met de whiteboardfunctie voor het maken van aantekeningen. Of u nu vergaderingen op afstand of in persoon organiseert, een betrouwbare oplossing zorgt ervoor dat er geen enkel detail onopgemerkt blijft.