I 3 modi migliori per scrivere, trascrivere e registrare i verbali delle riunioni

Una comunicazione efficace è la chiave per una riunione di successo, soprattutto oggi, con un flusso di informazioni che non ha mai avuto luogo prima. Redigere un verbale di riunione è un'abilità essenziale che garantisce che nessun dettaglio o decisione venga tralasciato. Documentando discussioni, punti d'azione e decisioni, i verbali di riunione colmano le lacune comunicative. Inoltre, forniscono un riferimento affidabile per le azioni future. In questo articolo, vi mostreremo i modi ideali per... registrare i verbali delle riunioniIn questo modo, insieme al tuo team, potrai sfruttare appieno la flessibilità del lavoro da remoto e delle riunioni online.

Parte 1. Scrivere il verbale della riunione

Il termine "verbale di riunione" potrebbe sembrare legato al tempo, ma in realtà si riferisce a brevi e dettagliate note. In parole povere, si tratta di un processo di documentazione dei dettagli e degli esiti di una riunione utilizzando carta e penna. Ha lo scopo di mantenere tutti sulla stessa pagina e di garantire che nulla vada perso nel trambusto. Il verbale di riunione funge da documento formale di ciò che è accaduto durante la riunione e include diversi dettagli. Alcuni di questi sono la data, l'ora, il luogo, i partecipanti, l'ordine del giorno, le discussioni, le decisioni e le azioni assegnate. Durante la riunione, concentratevi sulla documentazione oggettiva delle discussioni, annotando i punti principali e le decisioni piuttosto che ogni parola pronunciata.

Parte 2. Usa un'app

Evernote è un programma per prendere appunti e gestire le attività app per registratore di riunioni Utilizzato per creare note digitali, inclusi i verbali delle riunioni. È progettato per creare e archiviare note con audio, immagini e contenuti web salvati sovrapposti. In particolare, le note vengono archiviate in quaderni virtuali e possono essere annotate, modificate, esportate, ricercate e taggate.

Ecco come registrare il verbale di una riunione utilizzando Evernote:

1. Nell'app Evernote, tocca + Nuova nota Per creare un nuovo verbale di riunione. Nella sezione Titolo dell'area di lavoro vuota, digita un titolo descrittivo, ad esempio "Verbale della riunione". Questo ti aiuterà a trovare facilmente gli appunti della riunione.

2. Nello spazio sottostante, inizia a scrivere il verbale della riunione. Inizia includendo le informazioni di base, come data, ora, luogo e partecipanti (inclusi gli assenti). In seguito, delinea l'ordine del giorno o i punti chiave da discutere.

3. Durante la riunione, attiva la funzione di registrazione audio per registrare le discussioni verbali. Tocca + nella barra degli strumenti e cerca l'icona audio funzionalità tra quelle disponibili. Questo ti permette di creare un promemoria vocale direttamente nella nota e di incorporarlo per una facile riproduzione.

Note:: Se la riunione prevede contenuti visivi, tocca il pulsante Fotocamera per scattare o caricare una foto.

4. Una volta completata la riunione, salva la nota in un blocco note specifico. Facoltativamente, tocca il pulsante con i tre puntini e seleziona Condividi nota possibilità di inviare il verbale della riunione direttamente ai partecipanti via e-mail o di generare un collegamento.

Evernote offre una soluzione pratica per prendere appunti sempre e ovunque. Anche senza carta e penna, potrai annotare i dettagli importanti di una riunione. Tuttavia, tieni presente che richiede una connessione internet per la sincronizzazione e l'accesso ad alcune funzionalità.

Parte 3. Utilizzare strumenti basati sull'intelligenza artificiale

Crisp è un registratore di appunti per riunioni basato su IA in grado di trascrivere le riunioni dall'audio al testo. È integrato con funzionalità di cancellazione del rumore e trascrizione, consentendo di acquisire appunti dettagliati. Inoltre, consente di riassumere la riunione con l'IA. Funziona con qualsiasi app di videoconferenza, piattaforma di call center e qualsiasi cuffia o dispositivo.

Ecco come registrare e trascrivere gratuitamente i verbali delle riunioni utilizzando Krisp:

1. Per prima cosa, registrati e crea un nuovo account con Krisp. Quindi, scarica lo strumento Krisp e apri la tua app preferita per le riunioni online. Non dimenticare di modificare le impostazioni predefinite di microfono e altoparlante per utilizzare Krisp.

2. Dopo aver configurato Krisp, avvia o partecipa alla riunione online come faresti normalmente. Lo strumento funzionerà in background, trascrivendo e riassumendo silenziosamente tutto ciò che viene detto durante la riunione. Il vantaggio è che include la cancellazione del rumore, riducendo al minimo le possibilità di errori.

3. Una volta terminata la riunione, accedi alla trascrizione della riunione sulla dashboard di Krisp. Successivamente, utilizza l'intelligenza artificiale di Krisp per riassumere la trascrizione in un verbale formale.

Krisp offre una soluzione basata sull'intelligenza artificiale per trascrivere e riassumere automaticamente gli appunti delle riunioni. Tuttavia, la precisione dello strumento diminuisce quando più partecipanti parlano contemporaneamente. Inoltre, l'intelligenza artificiale ha difficoltà a riconoscere correttamente gli accenti, poiché è abituata a un database linguistico standard.

Parte 4. Registrare e condividere un video/audio

Se stai partecipando a una riunione virtuale e non hai carta e penna ma hai bisogno di prendere appunti, un software dedicato è ciò di cui hai bisogno. AnyMP4 Screen Recorder è un software di registrazione multifunzionale progettato per catturare qualsiasi cosa dallo schermo di un computer. Può registrare l'intera schermata, in finestre specifiche o in aree personalizzate, con audio di alta qualità. Poiché prendere appunti durante le riunioni è essenziale, il software offre strumenti di disegno e annotazione. Tra questi, lo strumento Lavagna, che puoi utilizzare per annotare verbali, disegnare grafici e altro ancora.

Ecco come registrare i verbali delle riunioni utilizzando AnyMP4 Screen Recorder:

1. Inizia scaricando gratuitamente AnyMP4 Screen Recorder. Installa il registratore dei verbali delle riunioni e attendi il completamento dell'installazione. Al termine dell'installazione, avvia AnyMP4 Screen Recorder sul tuo computer.

2. Dopo aver aperto il registratore dello schermo, verrai reindirizzato a Screen Recorder modalità predefinita. Nella scheda Predefinita, seleziona l'area di registrazione desiderata per registrare il verbale della riunione. Scegli "Completo" per catturare l'intero schermo o "Personalizzato" per concentrarti solo sulla riunione.

3. Attiva Sound System Per registrare le discussioni delle riunioni, incluso l'audio di sistema. Se necessario, attiva il microfono per includere la tua voce nella registrazione. Regola il volume e attiva la funzione di miglioramento del microfono e cancellazione del rumore per ottenere risultati audio migliori.

4. Una volta impostato tutto, fare clic sul pulsante grande REC per avviare la registrazione del verbale della riunione. Un conto alla rovescia di tre secondi ti dà il tempo di prepararti prima dell'inizio della registrazione. Durante la sessione, apparirà una barra mobile con strumenti utili:

Strumenti: Utilizzare il Whiteboard Strumento per annotare idee, abbozzare diagrammi o organizzare i pensieri. Selezionandolo, lo schermo si trasformerà in una tela bianca. Puoi comunque modificare l'area di visualizzazione in Schermo intero, Schermo sinistro, Schermo destro, Schermo superiore o Schermo inferiore.

5. Una volta che la riunione è stata aggiornata, fare clic su Piazza Rossa per terminare la registrazione. Successivamente, si aprirà la finestra di anteprima, dove potrai rivedere la clip registrata. Se necessario, utilizza gli strumenti aggiuntivi per tagliare, unire, amplificare/estrarre l'audio e altro ancora.

AnyMP4 Screen Recorder offre una soluzione completa per catturare video e audio dagli schermi dei computer. I professionisti lo usano comunemente come Registratore livestorm, registratore di Zoom Meeting, registratore di Google Classroom e qualsiasi altra piattaforma di videoconferenza.

Conclusione

Prendere appunti durante le riunioni garantisce che tutte le discussioni, le decisioni e le azioni siano documentate accuratamente. Con gli strumenti descritti sopra, registrare e gestire i verbali delle riunioni diventa semplicissimo. Tra questi strumenti, AnyMP4 Screen Recorder è uno dei più consigliati per la registrazione dei verbali delle riunioni. Può registrare riunioni e conferenze online in alta qualità, grazie alla funzione Lavagna per prendere appunti. Che si gestiscano riunioni da remoto o di persona, avere una soluzione affidabile garantisce che nessun dettaglio venga tralasciato.