A 3 legjobb módszer a jegyzőkönyvek írására, átírására és rögzítésére

A hatékony kommunikáció a sikeres megbeszélések kulcsa, különösen manapság, amikor az információ gyorsabban áramlik, mint valaha. A jegyzőkönyvvezetés elengedhetetlen készség, amely biztosítja, hogy egyetlen részlet vagy döntés se maradjon ki. A megbeszélések, a cselekvési pontok és a döntések dokumentálásával a jegyzőkönyvek áthidalják a kommunikációs réseket. Emellett megbízható hivatkozást nyújtanak a jövőbeni intézkedésekhez. Ebben a bejegyzésben bemutatjuk az ideális módszereket… ülés jegyzőkönyvének rögzítéseÍgy csapatoddal együtt teljes mértékben kihasználhatod a távmunka és az online megbeszélések rugalmasságát.

1. rész. Írja meg a jegyzőkönyvet

A „jegyzőkönyv” kifejezés elsőre az időhöz köthetőnek tűnhet, valójában rövid, részletes feljegyzésekre utal. Egyszerűen fogalmazva, ez egy olyan folyamat, amelynek során tollal és papírral dokumentáljuk a megbeszélés részleteit és eredményeit. Célja, hogy mindenki képben legyen, és biztosítsa, hogy semmi se vesszen el a kavargásban. A jegyzőkönyv hivatalos feljegyzésként szolgál a megbeszélés során történtekről, és számos részletet tartalmaz. Ezek közé tartozik a dátum, az időpont, a helyszín, a résztvevők, a napirend, a megbeszélések, a döntések és a kijelölt feladatok. A megbeszélés során a megbeszélések objektív dokumentálására kell összpontosítani, a főbb pontokat és döntéseket jegyezve fel, ne pedig minden egyes elhangzott szót.

2. rész. Használjon alkalmazást

Evernote jegyzetelő és feladatkezelő eszköz találkozó felvevő alkalmazás digitális jegyzetek, többek között jegyzőkönyvek létrehozására szolgál. Hanganyagokat, képeket és mentett webes tartalmakat tartalmazó jegyzetek létrehozására és archiválására szolgál. A jegyzetek virtuális jegyzetfüzetekben tárolódnak, és megjegyzésekkel elláthatók, szerkeszthetők, exportálhatók, kereshetők és címkézhetők.

Így rögzíthet jegyzőkönyvet egy megbeszélésről az Evernote segítségével:

1. Az Evernote alkalmazásban koppintson a + Új jegyzet új jegyzőkönyv létrehozásához. Az üres vászon Cím részében írjon be egy leíró címet, például Jegyzőkönyv. Ez segít abban, hogy könnyen megtalálja a megbeszélés jegyzeteit.

2. Az alábbi helyre kezdje el begépelni a megbeszélés jegyzőkönyvét. Kezdje az alapvető információkkal, például a dátummal, az időponttal, a helyszínnel és a résztvevőkkel (beleértve a távollévőket is). Ezt követően vázolja fel a napirendet vagy a megvitatandó főbb pontokat.

3. A megbeszélés során kapcsolja be a hangfelvétel funkciót a szóbeli megbeszélések rögzítéséhez. Koppintson a + jelre az eszköztáron, és keresse meg a Audio funkciót az elérhető választékból. Ez lehetővé teszi, hogy hangjegyzetet hozzon létre közvetlenül a jegyzetben, és beágyazza azt az egyszerű lejátszás érdekében.

Megjegyzések: Ha a megbeszélés vizuális tartalmat is tartalmaz, koppintson a Kamera gombra egy fénykép elkészítéséhez vagy feltöltéséhez.

4. Miután befejeződött a megbeszélés, mentse el a jegyzetet egy adott jegyzetfüzetbe. Opcionálisan koppintson a hárompontos gombra, és válassza a Megjegyzés megosztása lehetőség a jegyzőkönyv közvetlen elküldésére a résztvevőknek e-mailben, vagy link létrehozására.

Az Evernote kényelmes megoldást kínál a jegyzetelésre bármikor, bárhol. Még toll és papír nélkül is lejegyezheted a fontos megbeszélések részleteit. Azonban vedd figyelembe, hogy internetkapcsolat szükséges a szinkronizáláshoz és bizonyos funkciók eléréséhez.

3. rész. Használjon mesterséges intelligenciával működő eszközöket

Ropogós egy mesterséges intelligenciával működő megbeszélésjegyzet-rögzítő, amely képes szöveggé alakítani a megbeszéléseket. Zajszűréssel és átírással is rendelkezik, így részletes jegyzeteket rögzíthet. Ráadásul a mesterséges intelligencia segítségével összefoglalhatja a megbeszélést. Akár Zoomot, Teamset használ, akár… rögzítse a Google Meet szolgáltatást A Krisp zökkenőmentesen működik bármilyen videokonferencia-alkalmazással, call center platformmal és mindenféle fejhallgatóval vagy eszközzel a munkamenetek során.

Így rögzítheti és leírhatja az ingyenes jegyzőkönyveket a Krisp segítségével:

1. Először is regisztrálj és hozz létre egy új fiókot a Krispnél. Ezután töltsd le a Krisp eszközt, és nyisd meg a kedvenc online találkozóalkalmazásodat. Ne felejtsd el módosítani az alapértelmezett mikrofon- és hangszóróbeállításokat a Krisp használatához.

2. A Krisp beállítása után a szokásos módon indítsa el vagy csatlakozzon az online megbeszéléshez. Az eszköz a háttérben fog működni, csendben leírja és összefoglalja a megbeszélés során elhangzottakat. Előnye, hogy zajszűréssel rendelkezik, ami minimalizálja a hibák esélyét.

3. Miután véget ért a megbeszélés, hozzáférhetsz az átírt megbeszéléshez a Krisp irányítópultján. Utána a Krisp mesterséges intelligenciával működő jegyzetelőjével összefoglalhatod az átiratot hivatalos jegyzőkönyv formájában.

A Krisp egy mesterséges intelligenciával vezérelt megoldást kínál az automatikus megbeszéléseken rögzített jegyzetek átírására és összefoglalására. Az eszköz pontossága azonban csökken, ha több résztvevő beszél egyszerre. Emellett a mesterséges intelligencia nehezen veszi fel helyesen az akcentusokat, mivel egy szabványos nyelvi adatbázishoz van szokva.

4. rész. Videó/hangfelvétel rögzítése és megosztása

Ha virtuális megbeszélésen vesz részt, és nincs tolla és papír, de jegyzeteket kell rögzítenie, akkor egy erre a célra létrehozott szoftverre van szüksége. AnyMP4 képernyő rögzítő egy multifunkcionális felvevőszoftver, amely a számítógép képernyőjéről bármit rögzít. Képes rögzíteni a kijelző teljes tartalmát, meghatározott ablakokban vagy egyéni régiókban, kiváló minőségű hanggal együtt. Mivel a jegyzetelés elengedhetetlen a megbeszélések során, a szoftver rajzoló- és jegyzetelő eszközöket kínál. Ide tartozik a Fehértábla eszköz, amellyel jegyzőkönyveket jegyzetelhet, grafikonokat rajzolhat és sok mást készíthet.

Így rögzítheti a megbeszélés jegyzőkönyvét az AnyMP4 képernyőrögzítővel:

1. Kezdje az AnyMP4 képernyőrögzítő ingyenes letöltésével. Telepítse a jegyzőkönyv-rögzítőt, és várja meg a telepítési folyamat befejezését. A telepítés befejezése után indítsa el az AnyMP4 képernyőrögzítőt a számítógépén.

2. A képernyőrögzítő megnyitásakor átirányítjuk a következőre: Képernyõrögzítõ mód alapértelmezés szerint. Az Alapértelmezett lapon válassza ki a kívánt felvételi területet a megbeszélés jegyzőkönyvének rögzítéséhez. Válassza a Teljes lehetőséget a teljes képernyő rögzítéséhez, vagy az Egyéni lehetőséget, ha csak a megbeszélésre szeretne fókuszálni.

3. Váltás a Sound System a megbeszélések, beleértve a rendszerhang rögzítésére. Ha kommentárt kell tennie, kapcsolja be a mikrofont, hogy a hangja is szerepeljen a felvételben. Állítsa be a hangerőt, és engedélyezze a mikrofonkiemelés és a zajszűrés funkciót a jobb hangzás érdekében.

4. Ha mindent beállított, kattintson a nagy gombra REC gombra a megbeszélés jegyzőkönyvének rögzítésének megkezdéséhez. Egy három másodperces visszaszámlálás időt ad a felkészülésre a felvétel megkezdése előtt. Az ülés során egy lebegő sáv jelenik meg hasznos eszközökkel:

Eszköztár: Használja a Fehértábla eszköz ötletek lejegyzetelésére, diagramok vázlatolására vagy gondolatok rendszerezésére. Kiválasztáskor a képernyő teljes fehér vászonná változik. A megjelenítési területet azonban teljes képernyő, bal képernyő, jobb képernyő, felső képernyő vagy alsó képernyő között módosíthatja.

5. Miután a megbeszélés véget ért, kattintson a gombra vörös tér gombra a felvétel befejezéséhez. Ezt követően megjelenik az előnézeti ablak, ahol megtekintheti a rögzített klipet. Szükség esetén használhatja a további eszközöket a vágáshoz, egyesítéshez, a hang erősítéséhez/kivonásához és egyebekhez.

Az AnyMP4 képernyőrögzítő egyablakos megoldást kínál videó és hang rögzítésére számítógép képernyőjéről. A szakemberek általában erre használják... Livestorm felvevő, Zoom értekezlet-rögzítő, Google Tanterem-rögzítő és bármilyen más videokonferencia-platform.

Összegzés

A megbeszélések során készített jegyzetek biztosítják, hogy minden megbeszélés, döntés és intézkedés pontosan dokumentálva legyen. A fent bemutatott eszközökkel a jegyzőkönyvek rögzítése és kezelése egyszerűvé válik. Ezen eszközök közül az AnyMP4 Screen Recorder az egyik legjobban ajánlott eszköz a jegyzőkönyvek rögzítéséhez. A Whiteboard funkcióval jegyzeteléshez kiváló minőségben rögzítheti az online megbeszéléseket és konferenciákat. Akár távoli, akár személyes megbeszéléseket kezel, egy megbízható megoldás biztosítja, hogy semmilyen részlet ne maradjon le.