Kolme parasta tapaa kirjoittaa, litteroida ja tallentaa kokouspöytäkirjat

Tehokas viestintä on avain onnistuneeseen kokoukseen, erityisesti tänä päivänä, kun tieto kulkee nopeammin kuin koskaan ennen. Kokouspöytäkirjojen pitäminen on olennainen taito, joka varmistaa, ettei mikään yksityiskohta tai päätös jää huomaamatta. Dokumentoimalla keskustelut, toimintakohdat ja päätökset kokouspöytäkirjat kurovat umpeen viestintäaukkoja. Ne tarjoavat myös luotettavan viitekehyksen tuleville toimille. Tässä viestissä näytämme sinulle ihanteelliset tavat tallentaa kokouspöytäkirjatTällä tavoin voitte tiiminne kanssa hyödyntää täysimääräisesti etätyön ja verkkokokousten joustavuutta.

Osa 1. Kirjoita kokouspöytäkirja

Termi kokouspöytäkirja saattaa vaikuttaa liittyvän aikaan, mutta se viittaa itse asiassa lyhyisiin ja yksityiskohtaisiin muistiinpanoihin. Yksinkertaisesti sanottuna se on prosessi, jossa dokumentoidaan kokouksen yksityiskohdat ja tulokset kynällä ja paperilla. Sen tarkoituksena on pitää kaikki ajan tasalla ja varmistaa, ettei mikään katoa sekamelskassa. Kokouspöytäkirja toimii virallisena tallenteena kokouksessa tapahtuneesta ja sisältää useita yksityiskohtia. Joitakin näistä ovat päivämäärä, kellonaika, paikka, osallistujat, esityslista, keskustelut, päätökset ja määrätyt toimenpiteet. Kokouksen aikana keskity dokumentoimaan keskustelut objektiivisesti ja merkitse muistiin tärkeimmät kohdat ja päätökset jokaisen puhutun sanan sijaan.

Osa 2. Käytä sovellusta

Evernote on muistiinpanojen tekemiseen ja tehtävienhallintaan kokoustallenninsovellus käytetään digitaalisten muistiinpanojen, mukaan lukien kokouspöytäkirjojen, luomiseen. Se on suunniteltu muistiinpanojen luomiseen ja arkistointiin, joissa on päällekkäin ääntä, kuvia ja tallennettua verkkosisältöä. Huomionarvoista on, että muistiinpanot tallennetaan virtuaalisiin muistikirjoihin, ja niitä voidaan merkitä, muokata, viedä, hakea ja tagittaa.

Näin nauhoitat kokouksen pöytäkirjan Evernotella:

1. Napauta Evernote-sovelluksessa + Uusi muistiinpano luodaksesi uuden kokouspöytäkirjan. Kirjoita tyhjän kankaan Otsikko-osioon kuvaava otsikko, kuten Kokouspöytäkirja. Tämä auttaa sinua löytämään kokousmuistiinpanosi helposti.

2. Ala kirjoittaa kokouspöytäkirjasi alla olevaan tilaan. Aloita lisäämällä perustiedot, kuten päivämäärä, kellonaika, paikka ja osallistujat (mukaan lukien poissaolevat). Sen jälkeen hahmottele esityslista tai keskeiset käsiteltävät asiat.

3. Ota kokouksen aikana käyttöön äänitystoiminto tallentaaksesi suulliset keskustelut. Napauta työkalupalkin +-merkkiä ja etsi Audio- ominaisuus käytettävissä olevista vaihtoehdoista. Näin voit luoda äänimuistion suoraan muistiinpanoon ja upottaa sen helppoa toistoa varten.

Huomautuksia: Jos kokoukseen liittyy visuaalista sisältöä, napauta Kamera-painiketta ottaaksesi tai ladataksesi kuvan.

4. Kun kokous on päättynyt, tallenna muistiinpano tiettyyn muistikirjaan. Voit myös napauttaa kolmipisteistä painiketta ja valita Jaa huomautus mahdollisuus lähettää kokouspöytäkirja suoraan osallistujille sähköpostitse tai luoda linkki.

Evernote tarjoaa kätevän ratkaisun muistiinpanojen tekemiseen milloin ja missä tahansa. Voit kirjoittaa muistiin tärkeitä kokoustietoja jopa ilman kynää ja paperia. Huomaa kuitenkin, että synkronointi ja joidenkin ominaisuuksien käyttö vaatii internetyhteyden.

Osa 3. Käytä tekoälyllä toimivia työkaluja

Terävä on tekoälyllä toimiva kokousmuistiinpanojen tallennin, joka voi litteroida kokouksia äänestä tekstiksi. Se on integroitu melunvaimennus- ja litterointiominaisuuksilla, joiden avulla voit tallentaa yksityiskohtaisia ​​kokousmuistiinpanoja. Lisäksi se mahdollistaa kokouksen yhteenvedon tekoälyn avulla. Käytitpä sitten Zoomia, Teamsia tai haluat... nauhoita Google Meet Krisp toimii saumattomasti kaikkien videoneuvottelusovellusten, puhelinkeskusalustojen ja kaikenlaisten kuulokkeiden tai laitteiden kanssa.

Näin voit tallentaa ja litteroida kokouspöytäkirjat ilmaiseksi Krispin avulla:

1. Ensinnäkin, rekisteröidy ja luo uusi tili Krispillä. Lataa sitten Krisp-työkalu ja avaa haluamasi verkkokokoussovellus. Muista muuttaa oletusmikrofoni- ja kaiutinasetuksiasi Krispin käyttämiseksi.

2. Kun olet asentanut Krispin, aloita tai liity verkkokokoukseen normaalisti. Työkalu toimii taustalla, litteroi ja tiivistää äänettömästi kaiken kokouksessa sanotun. Hyvä puoli on, että siinä on melunvaimennus, joka minimoi virheiden mahdollisuuden.

3. Kun kokous on ohi, avaa litteroitu kokous Krispin hallintapaneelissa. Tämän jälkeen voit tiivistää litteroinnin viralliseksi pöytäkirjaksi Krispin tekoälymuistiinpanotyökalulla.

Krisp tarjoaa tekoälypohjaisen ratkaisun automaattisten kokousmuistiinpanojen litterointiin ja yhteenvetoon. Työkalun tarkkuus kuitenkin heikkenee, kun useat osallistujat puhuvat samanaikaisesti. Lisäksi tekoälyllä on vaikeuksia tunnistaa aksentteja oikein, koska se on tottunut standardikieliseen tietokantaan.

Osa 4. Videon/äänen tallentaminen ja jakaminen

Jos olet virtuaalikokouksessa eikä sinulla ole kynää ja paperia, mutta sinun on tallennettava kokousmuistiinpanoja, tarvitset erillisen ohjelmiston. AnyMP4-näytön tallennin on monitoiminen tallennusohjelmisto, joka on rakennettu tallentamaan mitä tahansa tietokoneen näytöltä. Se voi tallentaa näyttösi kokonaan, tietyissä ikkunoissa tai mukautetuilla alueilla sekä korkealaatuisen äänen. Koska muistiinpanojen tekeminen kokousten aikana on olennaista, ohjelmisto tarjoaa piirustus- ja merkintätyökaluja. Näihin kuuluu valkotaulutyökalu, jolla voit kirjoittaa muistiin minuutteja, piirtää kaavioita ja paljon muuta.

Näin nauhoitat kokouspöytäkirjat AnyMP4-näytön tallentimella:

1. Aloita lataamalla AnyMP4-näytön tallennin ilmaiseksi. Asenna kokouspöytäkirjan tallennin ja anna asennuksen valmistua. Kun asennus on valmis, käynnistä AnyMP4-näytön tallennin tietokoneellasi.

2. Kun avaat näytön tallentimen, sinut ohjataan takaisin osoitteeseen Screen Recorder oletusarvoisesti. Valitse Oletus-välilehdeltä haluamasi tallennusalue kokouksen pöytäkirjojen tallentamista varten. Valitse Täysi tallentaaksesi koko näytön tai Mukautettu keskittyäksesi vain kokoukseen.

3. Vaihda Sound System tallentaaksesi kokouskeskusteluja, mukaan lukien järjestelmän äänen. Jos sinun on annettava kommentteja, ota mikrofoni käyttöön, jotta äänesi kuuluu tallenteeseen. Säädä äänenvoimakkuutta ja ota käyttöön mikrofonin parannus ja melunvaimennustoiminto parempien äänitulosten saavuttamiseksi.

4. Kun kaikki on asetettu, napsauta isoa REC -painiketta aloittaaksesi kokouspöytäkirjan tallentamisen. Kolmen sekunnin lähtölaskenta antaa sinulle aikaa valmistautua ennen tallennuksen alkamista. Istunnon aikana näkyviin tulee kelluva palkki, jossa on hyödyllisiä työkaluja:

Toolbox: Käytä Valkotaulu työkalu ideoiden muistiinpanoon, kaavioiden luonnosteluun tai ajatusten järjestämiseen. Kun valitset sen, näyttösi muuttuu kokonaan valkoiseksi kankaaksi. Voit silti vaihtaa näyttöaluetta koko näytön, vasemman näytön, oikean näytön, ylänäytön tai alanäytön välillä.

5. Kun kokous on päättynyt, napsauta punainen neliö -painiketta tallennuksen lopettamiseksi. Tämän jälkeen esikatseluikkuna avautuu, jossa voit tarkastella tallennettua leiketta. Käytä tarvittaessa lisätyökaluja äänen leikkaamiseen, yhdistämiseen, vahvistamiseen/poimimiseen ja muihin toimintoihin.

AnyMP4-näytöntallennin tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun videon ja äänen tallentamiseen tietokoneen näytöiltä. Ammattilaiset käyttävät sitä yleisesti Livestorm-tallennin, Zoom-kokoustallennin, Google Classroom -tallennin ja kaikki muut videoneuvottelualustat.

Yhteenveto

Muistiinpanojen tekeminen kokousten aikana varmistaa, että kaikki keskustelut, päätökset ja toimenpiteet dokumentoidaan tarkasti. Yllä esiteltyjen työkalujen avulla kokouspöytäkirjojen tallentaminen ja hallinta on vaivatonta. Näistä työkaluista AnyMP4 Screen Recorder on erittäin suositeltu työkalu kokouspöytäkirjojen tallentamiseen. Se voi tallentaa verkkokokouksia ja -neuvotteluja korkealaatuisesti muistiinpanoja varten tarkoitetulla valkotaulutoiminnolla. Etäkokousten tai henkilökohtaisesti pidettävien kokousten hallinnoinnissa luotettava ratkaisu varmistaa, että kaikki yksityiskohdat pysyvät tallessa.