Las 3 mejores maneras de redactar, transcribir y grabar actas de reuniones

La comunicación eficaz es clave para una reunión exitosa, especialmente hoy en día, ya que la información fluye más rápido que nunca. Redactar actas de reuniones es una habilidad esencial que garantiza que no se pase por alto ningún detalle ni decisión. Al documentar las discusiones, los puntos de acción y las decisiones, las actas de reuniones reducen las brechas de comunicación. Además, proporcionan una referencia fiable para acciones futuras. En esta publicación, le mostraremos las mejores maneras de... registrar actas de reunionesDe esta manera, junto con tu equipo, podrás aprovechar al máximo la flexibilidad del trabajo remoto y las reuniones en línea.

Parte 1. Redactar las actas de la reunión

El término "Acta de Reunión" podría parecer relacionado con el tiempo, pero en realidad se refiere a notas breves y detalladas. En pocas palabras, es un proceso que consiste en documentar los detalles y resultados de una reunión con lápiz y papel. Su objetivo es mantener a todos informados y asegurar que nada se pierda en el proceso. Las actas de la reunión sirven como registro formal de lo sucedido durante la reunión e incluyen varios detalles, como la fecha, la hora, el lugar, los asistentes, la agenda, las discusiones, las decisiones y las acciones asignadas. Durante la reunión, concéntrese en documentar las discusiones objetivamente, anotando los puntos y decisiones principales en lugar de cada palabra pronunciada.

Parte 2. Usar una aplicación

Evernote Es una herramienta para tomar notas y gestionar tareas. aplicación de grabación de reuniones Se utiliza para crear notas digitales, incluidas actas de reuniones. Está diseñado para crear y archivar notas con audio, imágenes y contenido web superpuesto. Cabe destacar que las notas se almacenan en cuadernos virtuales y se pueden anotar, editar, exportar, buscar y etiquetar.

A continuación te explicamos cómo grabar las actas de una reunión usando Evernote:

1. En la aplicación Evernote, toca + Nota nueva Para crear nuevas actas de reunión. En la sección Título del lienzo en blanco, escriba un título descriptivo, como "Acta de reunión". Esto le facilitará encontrar las notas de la reunión.

2. En el espacio a continuación, comience a redactar el acta de la reunión. Comience incluyendo la información básica, como la fecha, la hora, el lugar y los asistentes (incluidos los ausentes). A continuación, describa la agenda o los puntos clave que se tratarán.

3. Durante la reunión, active la función de grabación de audio para capturar conversaciones verbales. Pulse + en la barra de herramientas y busque el icono Audio Función de la selección disponible. Esto permite crear una nota de voz directamente en la nota e incrustarla para facilitar su reproducción.

Nota: :Si la reunión incluye contenido visual, toque el botón Cámara para tomar o cargar una foto.

4. Una vez finalizada la reunión, guarde la nota en una libreta específica. Opcionalmente, toque el botón de tres puntos y seleccione Compartir nota Opción de enviar las actas de la reunión directamente a los participantes por correo electrónico o generar un enlace.

Evernote ofrece una solución práctica para tomar notas en cualquier momento y lugar. Incluso sin bolígrafo ni papel, podrás anotar detalles importantes de las reuniones. Sin embargo, ten en cuenta que requiere conexión a internet para sincronizar y acceder a algunas funciones.

Parte 3. Utilizar herramientas basadas en IA

krisp Es una grabadora de notas de reuniones con IA que puede transcribir reuniones de audio a texto. Integra funciones de cancelación de ruido y transcripción, lo que permite capturar notas detalladas de la reunión. Además, permite resumir la reunión con IA. Ya sea que uses Zoom, Teams o busques... grabar Google Meet sesiones, Krisp funciona perfectamente con cualquier aplicación de videoconferencia, plataformas de centros de llamadas y todo tipo de auriculares o dispositivos.

A continuación te explicamos cómo grabar y transcribir actas de reuniones de forma gratuita usando Krisp:

1. Primero, regístrate y crea una cuenta nueva en Krisp. Luego, descarga la herramienta Krisp y abre tu app de reuniones en línea preferida. No olvides cambiar la configuración predeterminada de tu micrófono y altavoz para usar Krisp.

2. Después de configurar Krisp, inicie o únase a la reunión en línea como de costumbre. La herramienta funcionará en segundo plano, transcribiendo y resumiendo silenciosamente todo lo que se diga durante la reunión. Lo mejor es que cuenta con cancelación de ruido, lo que minimiza la posibilidad de errores.

3. Una vez finalizada la reunión, acceda a la transcripción en el panel de control de Krisp. Después, utilice la herramienta de notas con IA de Krisp para resumir la transcripción y crear un acta formal.

Krisp ofrece una solución basada en IA para transcribir y resumir notas automáticas de reuniones. Sin embargo, la precisión de la herramienta disminuye cuando varios participantes hablan simultáneamente. Además, la IA tiene dificultades para reconocer los acentos correctamente, ya que está acostumbrada a una base de datos de idiomas estándar.

Parte 4. Grabar y compartir un video/audio

Si estás en una reunión virtual y no tienes lápiz ni papel, pero necesitas grabar notas de la reunión, lo que necesitas es un software dedicado. Grabadora de pantalla AnyMP4 Es un software de grabación multifuncional diseñado para capturar cualquier contenido de la pantalla de una computadora. Puede grabar la pantalla completa, en ventanas específicas o en regiones personalizadas, con audio de alta calidad. Dado que tomar notas durante las reuniones es esencial, el software ofrece herramientas de dibujo y anotación. Esto incluye la herramienta Pizarra, que permite tomar notas, dibujar gráficos y mucho más.

A continuación se explica cómo grabar actas de reuniones utilizando AnyMP4 Screen Recorder:

1. Empieza descargando AnyMP4 Screen Recorder gratis. Instala la grabadora de actas de reuniones y espera a que se complete el proceso de instalación. Una vez finalizada la instalación, inicia AnyMP4 Screen Recorder en tu ordenador.

2. Al abrir la grabadora de pantalla, será redirigido a la Grabador de pantalla Modo predeterminado. En la pestaña Predeterminado, seleccione el área de grabación deseada para grabar las actas de la reunión. Elija Completo para capturar toda la pantalla o Personalizado para centrarse solo en la reunión.

3. Cambiar a la Sistema de sonido Para capturar conversaciones de reuniones, incluido el audio del sistema. Si necesita comentar, active el micrófono para incluir su voz en la grabación. Ajuste el volumen y active la función de mejora del micrófono y cancelación de ruido para obtener un mejor sonido.

4. Una vez que todo esté configurado, haga clic en el botón grande REC Botón para iniciar la grabación de las actas de la reunión. Una cuenta regresiva de tres segundos le da tiempo para prepararse antes de que comience la grabación. Durante la sesión, aparecerá una barra flotante con herramientas útiles:

Toolbox: Utilizar el Pizarra Herramienta para anotar ideas, dibujar diagramas u organizar ideas. Al seleccionarla, la pantalla se convertirá en un lienzo blanco. Además, puedes cambiar el área de visualización a Pantalla completa, Pantalla izquierda, Pantalla derecha, Pantalla superior o Pantalla inferior.

5. Una vez finalizada la reunión, haga clic en el botón cuadrado rojo Para finalizar la grabación, haz clic en el botón. A continuación, se abrirá la ventana de vista previa, donde podrás revisar el clip grabado. Si lo necesitas, usa las herramientas adicionales para recortar, fusionar, amplificar/extraer sonido y más.

AnyMP4 Screen Recorder ofrece una solución integral para capturar video y audio de las pantallas de computadora. Los profesionales lo usan comúnmente como... Grabador de tormenta en vivoGrabadora de reuniones de Zoom, grabadora de Google Classroom y cualquier otra plataforma de videoconferencia.

Conclusión

Tomar notas durante las reuniones garantiza que todas las discusiones, decisiones y acciones queden documentadas con precisión. Con las herramientas mencionadas, grabar y gestionar las actas de las reuniones es muy sencillo. Entre ellas, AnyMP4 Screen Recorder es una de las herramientas más recomendadas para grabar actas de reuniones. Permite grabar reuniones y conferencias en línea en alta calidad gracias a la función de pizarra para tomar notas. Tanto si gestiona reuniones remotas como presenciales, contar con una solución fiable garantiza que no se pierda ningún detalle.